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# Rôles et accès

> Donner à chacun les bons droits, sur la bonne partie de l'entreprise.

**Rôles et accès** répond à une question : qui peut faire quoi dans l'espace administrateur, et sur quel périmètre. Vous la trouvez dans **Réglages › Entreprise › Rôles et accès**.

Un rôle dit **ce que la personne peut faire** (voir, gérer, assigner, préparer, lancer...). Le périmètre dit **sur qui** : toute l'entreprise, ou seulement certains secteurs.

![Exemple de la page Rôles et accès : un rôle et un périmètre par personne](https://mintcdn.com/0flaw-2885cd3c/VuEqsRYQ8nAVDNu-/images/illustrations/roles-et-acces.svg?fit=max\&auto=format\&n=VuEqsRYQ8nAVDNu-\&q=85\&s=f45f08da2d8a5f7abaa0f183fa8daca0)

La page a trois onglets :

* **Membres** : les personnes qui ont un rôle, avec leur type de compte, leur périmètre et qui le leur a attribué.
* **Rôles** : les rôles disponibles, et vos rôles personnalisés.
* **Journal** : l'historique des changements de rôles et des actions sensibles.

## Les rôles disponibles

| Rôle | Ce qu'il permet | Offre |
| - | - | - |
| **Propriétaire** | Tous les droits, dont nommer un autre Propriétaire. Il en faut toujours au moins un. | Toutes |
| **Administrateur** | Tous les droits, sauf la propriété du compte. | Toutes |
| **Lecture seule** | Voit les tableaux de bord, l'équipe, les formations, le phishing et les rapports. Ne modifie rien. | Advanced et Business |
| **Manager** | Suit son équipe et lui assigne des formations, sur ses secteurs. | Business |
| **Responsable formation** | Gère les formations, les assigne et suit les résultats de toute l'entreprise. | Business |
| **Rôle personnalisé** | Les droits que vous choisissez, domaine par domaine. | Business |

Propriétaire et Administrateur sont des **rôles de base** : ils ne se modifient pas. Lecture seule, Manager et Responsable formation sont des **modèles** : ils ne se modifient pas non plus, mais vous pouvez les **dupliquer** pour créer votre version.

> [!NOTE]
>
> Les anciens rôles **DSI** et **RSSI** sont devenus **Administrateur**. Rien ne change pour leurs accès.

### Le détail de chaque modèle

| Domaine | Lecture seule | Manager | Responsable formation |
| - | - | - | - |
| Tableau de bord | Voir | Voir | Voir |
| Équipe | Voir | Voir | Voir |
| Formations | Voir | Voir, Assigner | Voir, Gérer, Assigner |
| Phishing | Voir | - | - |
| Messagerie | Voir | - | Voir |
| Rapports | Voir | Voir | Voir, Exporter |
| Conformité et coffre | Voir | - | - |
| Paramètres | - | - | - |
| Rôles et accès | - | - | - |

### Propriétaire ou Administrateur ?

Les deux ont les mêmes droits, facturation comprise. La seule différence : seul un **Propriétaire** peut nommer ou retirer un autre Propriétaire, et repasser un administrateur en compte Employé. La personne qui a créé le compte de l'entreprise reste toujours Propriétaire.

## Attribuer un rôle

![La fenêtre Attribuer un rôle : une personne, le rôle Manager et le secteur Commercial](https://mintcdn.com/0flaw-2885cd3c/99io87sFw3T2oLIt/images/illustrations/attribuer-role.svg?fit=max\&auto=format\&n=99io87sFw3T2oLIt\&q=85\&s=5c5297b9911f5c8a4d5162a83bdd7027)

**1. Ouvrez la fenêtre d'attribution**

Dans **Rôles et accès**, onglet **Membres**, cliquez sur **Attribuer un rôle**. Vous pouvez aussi partir de la fiche de la personne : onglet **Accès**, **Ajouter un rôle**.

**2. Choisissez la personne et son rôle**

Une personne avec un compte **Admin** peut recevoir tous les rôles. Avec l'offre Business, une personne avec un compte **Employé** peut aussi recevoir un rôle de gestion (Lecture seule, Manager, Responsable formation ou personnalisé) : voir [Employés avec un rôle](https://docs.0flaw.fr/guides/employe/groupe-gestion.md).

**3. Choisissez le périmètre**

**Toute l'entreprise** ou **Certains secteurs**. La fenêtre indique combien de personnes la personne verra et gérera, par exemple « Marc verra et gérera seulement les 25 personnes du secteur Commercial ».

**4. Prévenez la personne**

Laissez **Prévenir par e-mail** coché : elle reçoit un e-mail avec son rôle et son périmètre.

> [!TIP]
>
> Une personne peut avoir **plusieurs rôles**. Ses droits s'additionnent, chacun sur son périmètre. Exemple : Manager sur le secteur Commercial et Lecture seule sur toute l'entreprise.

## Exemple concret

Une société de 200 personnes, avec un secteur **Commercial** de 25 personnes :

* **Sophie**, responsable informatique, est **Administrateur** sur toute l'entreprise.
* **Marc**, directeur commercial, reçoit le rôle **Manager** sur le secteur **Commercial**. Il voit uniquement ces 25 personnes, leurs formations et les rapports de son secteur, et peut leur assigner des formations.
* **Nadia**, aux ressources humaines, reçoit un rôle personnalisé **Assistante RH** : elle gère les fiches de l'équipe et assigne des formations, sans accès au phishing.

## Créer un rôle personnalisé

![L'éditeur de rôle : les droits cochés domaine par domaine et le résumé de ce que le rôle peut faire](https://mintcdn.com/0flaw-2885cd3c/99io87sFw3T2oLIt/images/illustrations/editeur-role.svg?fit=max\&auto=format\&n=99io87sFw3T2oLIt\&q=85\&s=8619c7afdc39b8ae42302d423a867da4)

**1. Créez ou dupliquez**

Dans l'onglet **Rôles**, cliquez sur **Créer un rôle**, ou sur **Dupliquer** à côté d'un modèle pour partir de ses droits.

**2. Nommez-le**

Donnez-lui un nom clair (par exemple « Assistante RH ») et, si besoin, une description.

**3. Cochez ses droits**

Domaine par domaine. Le résumé à droite indique en clair ce que le rôle peut faire, et ce qu'il ne peut pas faire.

**4. Enregistrez, puis attribuez-le**

Le rôle apparaît dans l'onglet **Rôles**, et dans la fenêtre **Attribuer un rôle**.

Les droits disponibles :

| Domaine | Actions possibles |
| - | - |
| **Tableau de bord** | Voir |
| **Équipe** | Voir, Gérer, Exporter |
| **Formations** | Voir, Gérer, Assigner |
| **Phishing** | Voir, Préparer, Lancer |
| **Messagerie** | Voir, Envoyer |
| **Rapports** | Voir, Exporter, Programmer |
| **Conformité et coffre** | Voir, Gérer |
| **Paramètres** | Voir, Gérer |
| **Rôles et accès** | Gérer |

Cocher une action d'un domaine coche aussi **Voir** : on ne gère pas ce qu'on ne voit pas. Les actions marquées d'un point orange (Exporter, Assigner, Lancer, Envoyer, Gérer les rôles) sont des **actions sensibles** : chaque utilisation est inscrite au journal.

> [!TIP]
>
> Le périmètre ne fait pas partie du rôle : il se choisit à chaque attribution. Un même rôle « Manager » peut donc servir à plusieurs managers, chacun sur son secteur.

Les changements d'un rôle personnalisé s'appliquent tout de suite aux personnes qui l'ont. Vous ne pouvez pas donner un droit que vous n'avez pas vous-même.

## Préparer une campagne sans pouvoir la lancer

Le phishing a deux droits séparés : **Préparer** et **Lancer**. Une personne qui peut préparer sans lancer va jusqu'au bout de la création de la campagne. Au moment de lancer, le bouton **Lancer la campagne** est verrouillé et elle clique sur **Envoyer pour lancement**.

![Préparer, oui. Lancer, non : le bouton Envoyer pour lancement et les personnes prévenues](https://mintcdn.com/0flaw-2885cd3c/99io87sFw3T2oLIt/images/illustrations/preparer-lancer.svg?fit=max\&auto=format\&n=99io87sFw3T2oLIt\&q=85\&s=463f611ee065db149afa0bd9972f73c5)

Les personnes qui ont le droit **Phishing › Lancer** sont listées sous **Seront prévenus** et reçoivent un e-mail. Elles relisent la campagne et la lancent. La demande est inscrite au journal.

## Ce que voit une personne au périmètre limité

Avec un périmètre **Certains secteurs**, tout est filtré à ses secteurs : tableau de bord, **Analytique**, **Équipe**, résultats de phishing et choix des cibles d'une campagne.

Une action que son rôle ne permet pas reste visible mais verrouillée (cadenas), avec la raison au survol, par exemple « Droit « Équipe > Gérer » nécessaire ». Une page entière hors de son rôle affiche un message, avec le bouton **Voir mes droits**.

![Une page hors du rôle, et la fenêtre Mes droits qui liste ce que la personne peut faire](https://mintcdn.com/0flaw-2885cd3c/99io87sFw3T2oLIt/images/illustrations/acces-refuse.svg?fit=max\&auto=format\&n=99io87sFw3T2oLIt\&q=85\&s=0c86817f29160c73581583d9e9e87d42)

## La fiche d'une personne

Ouvrez la fiche de la personne (**Équipe**, puis **Voir la fiche**), onglet **Accès**. Vous y trouvez ses rôles et leur périmètre, ce qu'elle peut faire en phrases claires, son type de compte et ses dernières actions de gestion.

![La fiche d'une personne, onglet Accès : ses rôles, ce qu'elle peut faire et son type de compte](https://mintcdn.com/0flaw-2885cd3c/99io87sFw3T2oLIt/images/illustrations/fiche-acces.svg?fit=max\&auto=format\&n=99io87sFw3T2oLIt\&q=85\&s=9ec40dcf2a013dd73494eb5071446a89)

## Modifier ou retirer un rôle

Dans l'onglet **Membres**, le menu **...** d'une ligne propose **Changer de rôle**, **Retirer le rôle** et **Voir la fiche**. Les mêmes actions existent sur la fiche (**Modifier**, **Retirer**).

Quand vous retirez un rôle :

* un compte **Admin** redevient **Administrateur** ;
* un compte **Employé** garde seulement son espace employé.

Quelques garde-fous :

* On ne peut pas retirer le rôle de la **dernière personne Propriétaire** : nommez d'abord quelqu'un d'autre.
* Si vous retirez **Rôles et accès › Gérer** de votre propre rôle, une alerte vous prévient que vous ne pourrez plus modifier les rôles.

**Supprimer un rôle personnalisé** : dans l'onglet **Rôles**, menu **...** du rôle. Si des personnes l'ont, vous choisissez le rôle qu'elles recevront à la place.

## Passer un compte en Admin, ou le repasser en Employé

Sur la fiche, onglet **Accès**, carte **Type de compte** :

* **Passer en compte Admin** : la personne se connecte à l'espace administrateur. Si elle avait un rôle (Manager...), elle le garde avec le même périmètre ; sinon elle devient Administrateur.
* **Repasser en compte Employé** : la personne retrouve son espace employé. Seul un **Propriétaire** peut le faire, jamais sur lui-même, et jamais sur le dernier administrateur. Un rôle de gestion (Manager...) est conservé ; le rôle Administrateur est retiré.

## Le journal

L'onglet **Journal** garde la trace de chaque changement : qui, quand, et quoi.

![Le journal des rôles avec ses filtres et l'export](https://mintcdn.com/0flaw-2885cd3c/99io87sFw3T2oLIt/images/illustrations/journal-roles.svg?fit=max\&auto=format\&n=99io87sFw3T2oLIt\&q=85\&s=62f3ba120e26bd2657f60b9319dbc5ba)

Vous y trouvez les rôles attribués, retirés, créés, modifiés ou supprimés, les demandes de lancement, et chaque action sensible (assignation de formation, export, lancement de campagne...). Filtrez par action, par personne ou par période, cochez **Actions sensibles seulement**, et **Exportez** le résultat en CSV.

Le journal est disponible avec les offres Advanced et Business.

## Si votre offre change

Si vous passez à une offre qui ne comprend plus certains rôles, les personnes qui les ont **gardent leurs droits**. Ces rôles ne peuvent plus être attribués ni modifiés, mais vous pouvez toujours les retirer. Un encart dans **Rôles et accès** liste les personnes concernées.

## Questions fréquentes

> **Pourquoi un bouton affiche un cadenas ?**
>
> Le rôle de la personne ne comprend pas cette action, ou pas sur ce périmètre. Survolez le bouton : la raison s'affiche, par exemple « Droit « Phishing > Lancer » nécessaire ».

> **Je ne peux pas attribuer un rôle à un employé**
>
> Donner un rôle à un compte Employé demande l'offre Business. Avec les autres offres, seuls les comptes Admin reçoivent un rôle.

> **Les changements s'appliquent quand ?**
>
> Tout de suite. La personne voit ses nouveaux droits à la page suivante, sans se reconnecter.

> **Un manager peut-il modifier les fiches de son équipe ?**
>
> Pas avec le modèle Manager : il voit les fiches en lecture. Pour cela, créez un rôle personnalisé avec **Équipe › Gérer**.

> **Qui reçoit les demandes de lancement ?**
>
> Les personnes qui ont le droit **Phishing › Lancer** sur le périmètre de la campagne. Si personne ne l'a, le message invite à contacter un Propriétaire ou un Administrateur.


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