Rôles et accès

Rôles et accès répond à une question : qui peut faire quoi dans l’espace administrateur, et sur quel périmètre. Vous la trouvez dans Réglages › Entreprise › Rôles et accès. Un rôle dit ce que la personne peut faire (voir, gérer, assigner, préparer, lancer…). Le périmètre dit sur qui : toute l’entreprise, ou seulement certains secteurs. La page a trois onglets :

• Membres : les personnes qui ont un rôle, avec leur type de compte, leur périmètre et qui le leur a attribué.
• Rôles : les rôles disponibles, et vos rôles personnalisés.
• Journal : l’historique des changements de rôles et des actions sensibles.

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Les rôles disponibles

Propriétaire et Administrateur sont des rôles de base : ils ne se modifient pas. Lecture seule, Manager et Responsable formation sont des modèles : ils ne se modifient pas non plus, mais vous pouvez les dupliquer pour créer votre version.

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Le détail de chaque modèle

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Propriétaire ou Administrateur ?

Les deux ont les mêmes droits, facturation comprise. La seule différence : seul un Propriétaire peut nommer ou retirer un autre Propriétaire, et repasser un administrateur en compte Employé. La personne qui a créé le compte de l’entreprise reste toujours Propriétaire.

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Attribuer un rôle

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Exemple concret

Une société de 200 personnes, avec un secteur Commercial de 25 personnes :

• Sophie, responsable informatique, est Administrateur sur toute l’entreprise.
• Marc, directeur commercial, reçoit le rôle Manager sur le secteur Commercial. Il voit uniquement ces 25 personnes, leurs formations et les rapports de son secteur, et peut leur assigner des formations.
• Nadia, aux ressources humaines, reçoit un rôle personnalisé Assistante RH : elle gère les fiches de l’équipe et assigne des formations, sans accès au phishing.

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Créer un rôle personnalisé

Les droits disponibles : Cocher une action d’un domaine coche aussi Voir : on ne gère pas ce qu’on ne voit pas. Les actions marquées d’un point orange (Exporter, Assigner, Lancer, Envoyer, Gérer les rôles) sont des actions sensibles : chaque utilisation est inscrite au journal. Les changements d’un rôle personnalisé s’appliquent tout de suite aux personnes qui l’ont. Vous ne pouvez pas donner un droit que vous n’avez pas vous-même.

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Préparer une campagne sans pouvoir la lancer

Le phishing a deux droits séparés : Préparer et Lancer. Une personne qui peut préparer sans lancer va jusqu’au bout de la création de la campagne. Au moment de lancer, le bouton Lancer la campagne est verrouillé et elle clique sur Envoyer pour lancement. Les personnes qui ont le droit Phishing › Lancer sont listées sous Seront prévenus et reçoivent un e-mail. Elles relisent la campagne et la lancent. La demande est inscrite au journal.

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Ce que voit une personne au périmètre limité

Avec un périmètre Certains secteurs, tout est filtré à ses secteurs : tableau de bord, Analytique, Équipe, résultats de phishing et choix des cibles d’une campagne. Une action que son rôle ne permet pas reste visible mais verrouillée (cadenas), avec la raison au survol, par exemple « Droit « Équipe > Gérer » nécessaire ». Une page entière hors de son rôle affiche un message, avec le bouton Voir mes droits.

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La fiche d’une personne

Ouvrez la fiche de la personne (Équipe, puis Voir la fiche), onglet Accès. Vous y trouvez ses rôles et leur périmètre, ce qu’elle peut faire en phrases claires, son type de compte et ses dernières actions de gestion.

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Modifier ou retirer un rôle

Dans l’onglet Membres, le menu … d’une ligne propose Changer de rôle, Retirer le rôle et Voir la fiche. Les mêmes actions existent sur la fiche (Modifier, Retirer). Quand vous retirez un rôle :

• un compte Admin redevient Administrateur ;
• un compte Employé garde seulement son espace employé.

Quelques garde-fous :

• On ne peut pas retirer le rôle de la dernière personne Propriétaire : nommez d’abord quelqu’un d’autre.
• Si vous retirez Rôles et accès › Gérer de votre propre rôle, une alerte vous prévient que vous ne pourrez plus modifier les rôles.

Supprimer un rôle personnalisé : dans l’onglet Rôles, menu … du rôle. Si des personnes l’ont, vous choisissez le rôle qu’elles recevront à la place.

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Passer un compte en Admin, ou le repasser en Employé

Sur la fiche, onglet Accès, carte Type de compte :

• Passer en compte Admin : la personne se connecte à l’espace administrateur. Si elle avait un rôle (Manager…), elle le garde avec le même périmètre ; sinon elle devient Administrateur.
• Repasser en compte Employé : la personne retrouve son espace employé. Seul un Propriétaire peut le faire, jamais sur lui-même, et jamais sur le dernier administrateur. Un rôle de gestion (Manager…) est conservé ; le rôle Administrateur est retiré.

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Le journal

L’onglet Journal garde la trace de chaque changement : qui, quand, et quoi. Vous y trouvez les rôles attribués, retirés, créés, modifiés ou supprimés, les demandes de lancement, et chaque action sensible (assignation de formation, export, lancement de campagne…). Filtrez par action, par personne ou par période, cochez Actions sensibles seulement, et Exportez le résultat en CSV. Le journal est disponible avec les offres Advanced et Business.

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Si votre offre change

Si vous passez à une offre qui ne comprend plus certains rôles, les personnes qui les ont gardent leurs droits. Ces rôles ne peuvent plus être attribués ni modifiés, mais vous pouvez toujours les retirer. Un encart dans Rôles et accès liste les personnes concernées.

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Questions fréquentes