Rôles des clients

Dans l’espace MSP, Réglages › Mes clients › Rôles des clients montre qui a quel rôle chez chacun de vos clients. Vous y gérez leurs membres, leurs rôles, leurs groupes et leur journal, client par client, sans ouvrir leur espace administrateur.

• Vous voyez tous les clients de votre périmètre au même endroit : ceux qui n’ont pas de Propriétaire, les accès qui expirent bientôt, les droits sensibles donnés récemment.
• Vous gérez les rôles d’un client comme ses propres administrateurs le feraient dans Rôles et accès, avec quelques garde-fous en plus.
• Le client garde la main : ses Propriétaires sont prévenus des droits sensibles donnés par votre MSP, et peuvent couper cet accès à tout moment.

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Qui peut utiliser cette page

Elle dépend du droit Rôles des clients de votre rôle au MSP (voir Équipe et rôles) : Le droit vaut sur les clients de votre périmètre seulement. Un membre limité à 2 clients sur 8 ne voit que ces 2 clients, ici comme partout ailleurs dans l’espace MSP.

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La liste des clients

L’onglet Par client liste les clients de votre périmètre, une ligne par client. La colonne À revoir signale :

• Nommer le premier Propriétaire : le client n’a aucun Propriétaire (voir plus bas) ;
• 2 accès expirent, dès le 05/11 : des rôles temporaires qui finissent bientôt ;
• Droit sensible donné hier : quelqu’un a reçu récemment un droit sensible chez ce client ;
• Lecture seule pour Testonboard : la gestion est coupée par le client. Vous ne pouvez rien y changer, ce client n’est donc pas compté « à revoir ».

Les filtres : Rechercher un client (par son nom ou celui de son Propriétaire), Toutes les offres, Gestion : tous les états (autorisée ou coupée par le client) et la case À revoir seulement. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page du client.

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Le sélecteur « Vue » en haut de l’écran

Le sélecteur Vue de l’espace MSP pilote aussi cette page :

• choisir un client dans Vue ouvre sa page ;
• choisir Tout le portefeuille ramène à la liste ;
• ouvrir un client depuis la liste place Vue sur ce client, et le lien ← Rôles des clients le remet sur Tout le portefeuille.

Sur l’onglet Par personne et dans le journal de votre MSP, Vue filtre sur le client choisi, sans ouvrir sa page.

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La page d’un client

La page d’un client reprend l’écran Rôles et accès de son espace administrateur, avec ses quatre onglets : Membres, Rôles, Groupes et Journal. Un bandeau rappelle dans quel cadre vous agissez, par exemple : « Vous gérez les rôles d’Acme Industrie en tant que Testonboard ». Tout ce que vous voyez appartient au client : ses personnes, ses rôles, ses secteurs, son organigramme et ses groupes. Rien de votre MSP n’y est proposé, et rien d’un autre client. Le lien ← Rôles des clients, en haut, ramène à la liste. Si vous êtes arrivé depuis l’onglet Par personne, il vous y ramène.

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Ce que vous pouvez faire

• Attribuer un rôle, en modifier un ou en retirer un, à une personne ou à un groupe, avec un périmètre et une durée, comme dans Rôles et accès et Rôles par groupe.
• Créer un rôle personnalisé pour le client, ou dupliquer un modèle. Le rôle appartient au client : ses administrateurs le voient et le modifient comme leurs autres rôles, et son journal indique « Rôle créé par Sarah Benali (Testonboard) ». Les rôles personnalisés demandent l’offre Business : pour un client en Starter ou Advanced, l’onglet Rôles le dit dans un encart et la création est verrouillée.
• Gérer les groupes qui portent un rôle. Un groupe synchronisé depuis l’annuaire du client reste verrouillé : ses membres se modifient dans l’annuaire du client, pas ici.
• Lire le journal du client : les lignes de votre MSP y apparaissent à votre nom, suivi du nom de votre MSP.

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Ce que vous ne pouvez pas faire

• Nommer, retirer ou changer un Propriétaire du client. Dans la fenêtre Attribuer un rôle, Propriétaire est marqué Pas depuis Testonboard. Seule exception : nommer le premier Propriétaire d’un client qui n’en a aucun.
• Retirer le rôle du dernier Administrateur du client.
• Créer un compte chez le client : vous attribuez des rôles aux comptes qui existent déjà.

Si vous tentez une de ces actions, une fenêtre explique pourquoi, par exemple « Réservé à Acme Industrie : seul un Propriétaire d’Acme Industrie peut nommer, retirer ou changer un Propriétaire ».

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Avec « Voir » seulement

Avec Rôles des clients › Voir sans Gérer (le modèle Technicien, par exemple), la page s’ouvre en lecture. Le bandeau l’indique : « Vous voyez les rôles d’Acme Industrie, sans pouvoir les changer ». Les boutons de modification n’apparaissent pas : demandez à un Administrateur de votre MSP.

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La vue par personne

L’onglet Par personne liste les personnes qui ont un rôle chez vos clients, tous clients confondus : une ligne par personne et par client. Les filtres : Rechercher une personne, Tous les rôles, Droit sensible : tous (avec ou sans droit sensible) et la case Expire bientôt (les rôles qui finissent dans les 14 jours). Pour vous limiter à un client, choisissez-le dans le sélecteur Vue en haut de l’écran. Sous le tableau, un résumé, par exemple : « 2 rôles finissent dans les 14 jours, sur 7 rôles chez 3 clients. » Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page du client. Le lien ← Rôles des clients vous ramène ensuite sur Par personne.

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Exporter en CSV pour une revue des accès

Exporter en CSV télécharge la liste, avec les filtres en cours, dans un fichier qui s’ouvre dans Excel. C’est la base d’une revue des accès : exportez la liste chaque trimestre, par exemple, et faites-la valider par chaque client. Le fichier contient une ligne par rôle : client, personne, e-mail, type de compte, rôle, périmètre, groupe, fin, attribué par (et le MSP), date d’attribution, dernière connexion, et les droits sensibles du rôle. Ce qu’il faut savoir :

• L’export demande Rôles des clients › Voir et Utilisateurs › Exporter. Il ne contient que les clients où vous avez les deux. Sans Utilisateurs › Exporter, le bouton n’apparaît pas : c’est le cas du modèle Technicien, qui voit la liste mais ne l’exporte pas.
• Chaque export est inscrit au journal de votre MSP comme Action sensible, avec les clients exportés.
• Pour une très longue liste, choisissez un client dans Vue ou un rôle. Les exports sont limités à 10 par quart d’heure.

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Tâches courantes

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Attribuer un rôle chez un client

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Nommer le premier Propriétaire

Un client sans Propriétaire ne peut pas couper l’accès de votre MSP, ni nommer lui-même un Propriétaire. Pendant la mise en service, vous pouvez donc nommer le premier, une seule fois. Dès que le client a un Propriétaire, seul un Propriétaire du client peut nommer, retirer ou changer un Propriétaire. Votre MSP ne le peut plus.

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Faire une revue des accès

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Demander l’accès à un client qui l’a coupé

Quand un client a coupé la gestion des rôles, sa page reste lisible : vous voyez qui a quel rôle, sans rien pouvoir changer. Le bandeau dit qui a coupé l’accès et quand.

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Les garde-fous

• Le client garde la main. Par défaut, votre MSP peut gérer les rôles d’un client dont le mandat est actif. Ses Propriétaires peuvent couper cet accès à tout moment, et le rallumer (voir Votre MSP gère vos rôles).
• Le Propriétaire appartient au client. Votre MSP ne nomme, ne retire et ne change jamais un Propriétaire, sauf le premier d’un client qui n’en a aucun, parmi ses comptes Admin, avec un e-mail à la personne.
• Jamais sans administrateur. Le rôle du dernier Administrateur d’un client ne se retire pas.
• Pas de création de compte chez le client depuis cette page.
• Tout est tracé. Chaque changement est inscrit au journal du client, au nom du membre suivi du nom du MSP, et au journal de votre MSP, avec une colonne Client et son logo.
• Les Propriétaires du client sont alertés. Quand votre MSP donne un droit sensible chez un client, ses Propriétaires reçoivent un e-mail et une notification « Droit sensible donné par Testonboard ».
• Votre périmètre s’applique. Un client hors de votre périmètre ne s’affiche pas, même avec un lien direct : la page dit « Ce client n’est pas dans votre périmètre », et la tentative est inscrite au journal de votre MSP.
• Le mandat compte. Si le mandat avec un client prend fin, l’accès à ses rôles est coupé tout de suite pour tous les membres de votre MSP, y compris les sessions déjà ouvertes. Les rôles déjà donnés par votre MSP restent chez le client : ses Propriétaires décident de les garder ou de les retirer.

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Le journal de votre MSP

Dans Réglages › Mon MSP › Équipe et rôles, onglet Journal, les actions faites chez vos clients ont une colonne Client, avec le logo du client. Vous y trouvez aussi :

• Premier Propriétaire nommé ;
• Demande d’accès envoyée, avec le nombre de Propriétaires prévenus ;
• Accès refusé, marqué Bloqué, avec la raison : client hors du périmètre, mandat terminé, gestion coupée par le client, Propriétaire réservé au client, droit insuffisant.

Le sélecteur Vue filtre le journal sur le client choisi ; Tout le portefeuille montre tout. Voir Journal et alertes.

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Questions fréquentes