Nouveaux arrivants

Un nouvel employé doit suivre les bonnes formations et signer la charte dès ses premiers jours. Avec les Nouveaux arrivants, vous n’avez plus à y penser :

• chaque compte employé créé devient Nouvel arrivant et reçoit un parcours d’arrivée : des formations et une charte à signer, à finir dans un délai ;
• il reçoit un seul e-mail de bienvenue, puis des relances groupées qui listent tout ce qui reste ;
• son manager est prévenu s’il prend du retard ;
• il sort du parcours tout seul quand tout est fait.

Vous suivez tout depuis Équipe › Nouveaux arrivants, et vous préparez les parcours dans Formations › Parcours d’arrivée.

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Comment ça marche

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Les statuts

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Qui devient « Nouvel arrivant »

Un compte Employé actif, créé après la mise en route (voir plus bas). Ne deviennent pas nouveaux arrivants d’eux-mêmes :

• les comptes Admin ;
• les comptes qui existaient avant votre premier parcours publié ;
• les comptes créés par la toute première synchronisation d’un annuaire (Microsoft, Google, Slack, SCIM, API) ou par votre tout premier import de fichier : c’est votre personnel actuel qui arrive d’un coup, pas des embauches. Les synchronisations et imports suivants créent des nouveaux arrivants ;
• un compte réactivé : il garde sa date de création d’origine.

Pour un compte Employé qui n’est pas devenu nouvel arrivant tout seul, utilisez Marquer comme nouvel arrivant. Un nouvel arrivant qu’aucun parcours ne vise n’a rien à faire. La liste affiche « Aucun parcours ne s’applique ». Si vous publiez plus tard un parcours qui le vise, il y entre. Sinon, son statut tombe tout seul au bout de 30 jours.

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Mettre en route

Il n’y a rien à activer : votre premier parcours publié démarre la fonction. Marquer une première personne comme nouvel arrivant la démarre aussi.

• Les comptes créés à partir de ce moment deviennent nouveaux arrivants.
• Les comptes déjà là ne le deviennent pas : personne ne reçoit de parcours par surprise.
• Un parcours en Brouillon ne démarre rien.

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Créer un parcours

Allez dans Formations, onglet Parcours d’arrivée, puis cliquez sur Nouveau parcours. L’éditeur s’ouvre sur l’onglet Pour qui et étapes. Le bloc En résumé rappelle en une phrase ce que fera le parcours, par exemple « Démarre dès la détection du compte » et « Sortie automatique, relance tous les 3 jours ».

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Un seul parcours par personne

Une personne suit un seul parcours à la fois. Si plusieurs parcours actifs la visent, le plus précis gagne, dans cet ordre :

1. Origine ;
2. Unité de l’organigramme ;
3. Service ;
4. Tous les nouveaux arrivants.

À précision égale, c’est le parcours le plus ancien qui gagne.

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Exemple concret

Chez Acme Industrie, deux parcours sont actifs :

• Standard, pour tous les nouveaux arrivants : la formation « Les bons réflexes cyber » et la charte informatique ;
• Commerciaux, pour le service Commercial : en plus, la formation « Arnaques au président ».

Léa Perrin rejoint le service Commercial. Son compte arrive par la synchronisation de l’annuaire Microsoft. Elle entre dans Commerciaux, le parcours le plus précis qui la vise. Ses collègues des autres services entrent dans Standard.

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Sortie et relances

L’onglet Sortie et relances de l’éditeur règle la fin du parcours et les rappels. Le Calendrier des relances montre l’effet de vos réglages jour par jour, et l’Aperçu de la relance montre l’e-mail que recevra l’employé.

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Sortie du parcours

• Automatique : le parcours se termine seul quand les conditions cochées sont remplies :
  • Toutes les formations terminées ;
  • Quiz réussis, score minimum (un pourcentage de 0 à 100) ;
  • Chartes du parcours signées.
• Validée par un admin : rien ne se termine seul. Un admin valide la sortie depuis Équipe › Nouveaux arrivants.

À terminer sous : le nombre de jours pour finir, compté depuis le début du parcours (1 à 365 jours, 14 par défaut). Passé ce délai, la personne passe En retard. Les formations du parcours ont cette échéance comme date de fin.

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Relances

Relancer les nouveaux arrivants envoie un seul e-mail récapitulatif avec tout ce qui reste à faire, et un bouton pour reprendre.

• Fréquence : tous les jours, tous les 2, 3, 5, 7 ou 14 jours (3 par défaut) ;
• Au plus : de 1 à 10 relances (4 par défaut) ;
• coupez l’interrupteur pour ne pas relancer du tout.

Les relances partent entre 8 h et 20 h (heure de Paris), jamais deux fois le même jour. Elles s’arrêtent dès la sortie du parcours.

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Prévenir le manager

Prévenir le manager après un nombre de jours de retard (1 à 60, 7 par défaut). Le manager reçoit un seul e-mail qui dit ce qui reste à faire. Il ne voit jamais les scores ni les réponses. Le manager est celui de votre annuaire. Si la personne n’a pas de manager connu, ce sont les Propriétaires de votre entreprise qui sont prévenus.

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Valeurs par défaut

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Gérer vos parcours

L’onglet Parcours d’arrivée liste vos parcours : Parcours, Pour qui, Quand, Étapes, Inscrits (les nouveaux arrivants qui le suivent en ce moment), En retard et État. Filtrez avec Rechercher un parcours et Tous les états. Le menu … d’un parcours propose :

• Modifier (ou Ouvrir si vous ne pouvez que le voir) ;
• Publier (pour un brouillon ou un parcours en pause) ou Mettre en pause (pour un parcours actif) ;
• Dupliquer : une copie en brouillon, nommée « Commerciaux (copie) » par exemple ;
• Archiver. Le parcours Par défaut ne s’archive pas : mettez-le en pause ;
• Voir les inscrits : ouvre Équipe › Nouveaux arrivants, filtré sur ce parcours.

Vous pouvez aussi changer l’état depuis l’éditeur : cliquez sur l’état, à côté du titre, puis sur Enregistrer. Dans l’éditeur, deux onglets de plus :

• Inscrits : les personnes qui suivent ce parcours, avec leur statut et leur avancement ;
• Journal : qui a créé le parcours et quand, et le lien Ouvrir le journal de Rôles et accès (voir Journal et alertes).

Un parcours reçu de votre MSP porte la pastille Modèle MSP et la mention « Modèle de votre MSP, copié le … ». Il arrive en brouillon : relisez-le, adaptez-le, puis publiez-le.

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Suivre les nouveaux arrivants

Allez dans Équipe, onglet Nouveaux arrivants. La liste montre les nouveaux arrivants en cours et ceux arrivés ces 30 derniers jours. Les filtres : Rechercher par nom, e-mail, service, Tous les statuts, Toutes les origines et Tous les parcours (avec Sans parcours). S’il y a du retard, un bandeau le signale en haut, par exemple : « Léa Perrin est en retard sur son parcours. Échéance du parcours Commerciaux dépassée depuis le 14/11/2026. 4 relances sur 4 envoyées. Son manager a été prévenu le 21/11/2026. »

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La fiche d’un nouvel arrivant

Cliquez sur une ligne pour ouvrir sa fiche, sur le côté. Elle montre :

• Arrivée (date et heure), Origine, Manager (lu dans l’annuaire ou saisi dans 0flaw), Parcours avec la règle qui l’a choisi, et Échéance ;
• Parcours d’arrivée : chaque étape avec son état (« Terminée le 04/11 », « À faire », « À signer »), et le score du quiz si votre rôle permet de le voir ;
• Historique : la détection du compte, le parcours attribué, chaque relance (« Relance 2 sur 4 envoyée »), le manager prévenu, et chaque action d’un admin avec son nom. Si une formation du parcours n’a pas pu être assignée, l’historique le signale : « La formation Arnaques au président n’a pas pu être assignée (équipe 0flaw prévenue) » ;
• les boutons d’action, et Voir la fiche complète pour ouvrir sa fiche dans Équipe.

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Agir sur un nouvel arrivant

Les mêmes actions sont dans le menu … d’une ligne et sur la fiche : Changer de parcours, Valider la sortie, Exclure du parcours et Retirer le statut demandent une confirmation. Chaque action est inscrite au journal, avec votre nom. Selon le statut, certaines actions ne sont pas proposées. Par exemple, on ne relance pas une personne dont le parcours n’a pas encore démarré, et une personne sans parcours peut seulement recevoir un parcours ou perdre son statut.

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Agir sur plusieurs personnes à la fois

Cochez des lignes (ou la case de l’en-tête pour toute la page). Une barre remplace les filtres : Relancer, Prolonger, Changer de parcours, Valider la sortie, Exclure, et Retirer le statut dans le menu …. Une action groupée s’applique aux personnes pour qui elle a un sens. Le message dit combien ont été traitées, et pourquoi les autres ne l’ont pas été, par exemple « 1 personne non traitée : une relance est déjà partie il y a moins de 24 h. Réessayez demain. »

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Marquer une personne comme nouvel arrivant

Un compte Employé n’est pas devenu nouvel arrivant tout seul (par exemple, il est arrivé par votre premier import) ? Marquez-le à la main : Ce qu’il faut savoir :

• seuls les comptes Employé actifs peuvent être marqués, jamais un compte Admin ;
• une personne déjà nouvel arrivant est refusée (« elle est déjà un nouvel arrivant ») ;
• l’action demande Nouveaux arrivants › Gérer et Formations › Assigner : marquer quelqu’un, c’est lui assigner les formations de son parcours. Sans ce second droit, l’entrée est grisée avec la raison ;
• elle est inscrite au journal (« Marqué comme nouvel arrivant »).

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Exporter en CSV

Exporter CSV télécharge la liste avec les filtres en cours, dans un fichier qui s’ouvre dans Excel : prénom, nom, e-mail, service, statut, date d’arrivée, origine, parcours, avancement, échéance, jours de retard et date à laquelle le manager a été prévenu. L’export demande aussi le droit Équipe › Exporter. Il est inscrit au journal comme action sensible (« Export des nouveaux arrivants »).

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Qui peut faire quoi

Les Nouveaux arrivants ont leur propre domaine dans les rôles (voir Rôles et accès) : Ce qu’il faut savoir :

• Le périmètre s’applique. Une personne limitée à des secteurs ou à des unités de l’organigramme ne voit que les nouveaux arrivants de son périmètre.
• Les scores restent discrets. Un Manager, et toute personne au périmètre limité, voit si chaque étape est faite ou non, sans les scores des quiz.
• Les droits liés s’ajoutent. Un parcours avec des formations, Changer de parcours et Marquer comme nouvel arrivant demandent aussi Formations › Assigner ; l’export demande Équipe › Exporter. Sans ce droit, le bouton est grisé et dit pourquoi.
• Un employé avec le rôle Manager suit les nouveaux arrivants de son équipe depuis son espace employé (voir Employés avec un rôle).

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Le journal

Chaque création ou modification de parcours, chaque publication, mise en pause ou archivage, chaque action sur un nouvel arrivant et chaque export sont inscrits au journal de Rôles et accès, avec leur auteur, l’action et sa cible : « Sortie validée : Léa Perrin », « Parcours publié : Commerciaux », « Export des nouveaux arrivants ». Voir Journal et alertes. L’historique de chaque personne est aussi sur sa fiche.

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Ce que reçoivent l’employé et son manager

• L’employé voit la carte Votre parcours d’arrivée en tête de ses Formations et sur son Tableau de bord. Il reçoit un e-mail de bienvenue au démarrage, puis les relances « Il vous reste 2 étapes pour votre arrivée ». Il ne reçoit pas un e-mail par formation : tout est dans le récapitulatif. Voir Votre parcours d’arrivée.
• Le manager reçoit un e-mail s’il y a du retard, après le nombre de jours choisi : « [Retard] Léa Perrin n’a pas terminé son parcours d’arrivée ». Une seule fois par parcours, sans score.

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Questions fréquentes